Amikor vállalkozásod fejlesztésén dolgozol, az utolsó dolog, amire gondolsz, az a dokumentáció. Pedig ez az, ami összetartja a folyamatokat. A dokumentáció készítés és frissítés nem a szükséges rossz, hanem egyenesen egy stratégiai eszköz.
Újra és újra azt tapasztalom, hogy minden sikeres projekt mögött ott van egy átgondolt, jól strukturált dokumentációs háttér.
Nőként talán úgy tudnám a legszemléletesebben megfogalmazni a jelentőségét, hogy:
A folyamatos dokumentálás olyan, mint a takarítás. Csak akkor látszik, ha nincsen megcsinálva.
Személyes sztori
Engedd meg kérlek, hogy ezzel kezdjem. Időről időre nekifutottam, hogy a magam rendszerét felépítsem és én magam is használjam azokat az online marketing eszközöket, melyeket már oly sokszor felépítettem Ügyfeleimnek. Azonban hát mit ne mondjak, a cipésznek a cipője lyukas… És bár igaz, hogy egy jó pap is azért tud megfelelő házassági tanácsot adni, mert már annyin „dolgozott” eredményesen, egyszerűen zavart, hogy a saját rendszeremet nem látom át. Pedig aztán biztos voltam abban, hogy ez nekem sima ügy.
De még égetőbb volt, hogy folyamatosan fel kellett vennem újra és újra a saját fonalamat, amire már nem mindig volt időm vagy energiám. Így sok fejlesztés maradt el. Pedig a tudásom egy kincsesbánya.
Amióta már magamnak is megcsináltam a dokumentációmat, azóta nemcsakhogy eredményesebb, de még lelkesebb is vagyok.
De ha ez tényleg így van, akkor…
Erről miért esik olyan kevés szó, és miért igazán életbevágó a dokumentáció a vállalkozásodban?
Tehát amikor egy vállalkozás hatékonyabb működésre, automatizálásra vagy fejlesztésre törekszik, elsőre kevesen gondolnak a dokumentációra szükséges elemként. Sokszor háttérbe szorul, pedig valójában ez az a láthatatlan erő, ami a működés stabilitását és skálázhatóságát biztosítja.
Egy jól dokumentált rendszer képes megmenteni vállalkozásokat a káosztól. Legyen szó új munkatárs betanításáról, szoftverváltásról vagy akár egy teljes rendszerfejlesztésről. A dokumentáció nem felesleges adminisztráció, hanem a céges tudásod egyik legértékesebb formája, amit nemcsak megőrizni, de fejleszteni is érdemes.
Mindazonáltal, ha bármikor a vállalkozásod eladásán gondolkodnál, akkor a dokumentáció az exit stratégia alapvető eleme.
Tervezés és dokumentálás:
Az üzleti elemzéstől az optimalizálásig
Minden egyedi együttműködés első lépése egy üzleti elemzés. Ez nemcsak arra jó, hogy átlássuk a jelenlegi működést, hanem arra is, hogy megtervezzük, hogyan lehetne azt egyszerűbben, gyorsabban, hatékonyabban végezni.
A dokumentáció már itt megjelenik: nem csak az elkészült megoldásokat, hanem már a tervezési szakaszt is érdemes rögzíteni. Így nyomon követhetővé válik a fejlődés, visszakereshetőek az indoklások és döntések, és sokkal kevesebb a félreértés a megvalósítás során. Egy jól dokumentált terv olyan, mint egy térkép: nélküle könnyű eltévedni.
Új munkatárs betanítása: kevesebb hibalehetőség, gyorsabb integráció
Egy új kolléga beléptetése minden vállalkozásban érzékeny pont. Ha a folyamatok csak „fejben” léteznek, akkor az új belépőnek hosszú időbe telik megérteni a feladatokat, nem beszélve a hibalehetőségekről.
A dokumentáció itt nemcsak gyorsítja a betanulást, hanem biztosítja is annak minőségét. Nincs szükség arra, hogy minden alkalommal ugyanazt újra elmagyarázd, és nem kell attól tartanod, hogy kimarad egy fontos részlet. Egy rendszeresen frissített, jól strukturált leírás tehermentesít téged is, és lehetővé teszi, hogy a csapatod magabiztosan dolgozzon akkor is, ha te épp nem vagy elérhető. Ezen felül nemcsak kényelmes, hanem versenyelőnyt is jelenthet a piacon.
Ezt részletesen kifejtem a hangoskönyvemben:
Rendszerfejlesztésnél elengedhetetlen a visszakereshető tudás
Ha fejlesztésre kerül sor (akár egy új funkció beépítése, akár teljes rendszer újragondolása kapcsán), a dokumentáció nélkülözhetetlen.
Ha nincs meg, hogy mi miért lett úgy kialakítva ahogy, akkor a fejlesztők csak találgatnak.
Akár a régi, akár egy új kivitelező valósítja meg a fejlesztéseket, a mindenkori aktuális rendszered lesz a kiindulópont. Ha nincs meg, hogy mi miért lett úgy kialakítva ahogy, akkor a fejlesztők csak találgatnak.
Egy összetett rendszer működése olyan, mint egy pókháló. Bárhol is legyen egy adott trigger (valamilyen folyamatot kiváltó esemény), az a nagy egészre hatással van. Ezért mindenképpen szükséges, hogy legyen legalább egy folyamatábrád a működésről. Enélkül a fejlesztő a legjobb szándéka és a megfelelő tudása mellett is hibázhat. A hiba pedig mindig pénzedbe kerül, viszi a profitodat.
Éppen ezért, ha nincsen semmilyen leírásod, akkor mindig a rendszer átbogarászásával fog kezdődni a munka. Az utólagos feltérképezés mindig nagyobb hibalehetőséget rejt magában, és még több erőforrást is igényel, mint amikor frissen, a folyamattal együtt lüktetve készül el.
A dokumentáció tehát nemcsak biztonságot, hanem idő- és költségmegtakarítást is jelent.
Szoftverváltás:
Növekedés csak dokumentált alapokon lehetséges
Egy szoftvercsere, például egy új ERP vagy CRM rendszer bevezetése, mindig izgalmas, de komoly kihívás is. Ha nincsenek dokumentált folyamataid, akkor egyszerűen nem tudod pontosan megmondani, hogyan kellene az új rendszernek működnie.
Emiatt az új szoftver kiválasztása is vakrepüléssé válik.
Ezzel szemben, ha világos leírásaid vannak arról, hogyan dolgoztok most, akkor pontosan meg lehet határozni az új szoftverrel szembeni elvárásokat is.
Nem szabad elfeledkezni arról, hogy bevezetés után frissíteni szükséges az új rendszert, hogy a jövőben is gyorsan és hatékonyan tudjatok vele dolgozni. A dokumentáció tehát nemcsak segít a költözésben, hanem hosszú távon biztosítja az új rendszer fenntarthatóságát.
A dokumentáció rejtett előnyei:
Bizalom, jogi védelem, szervezeti tudás
Sokan nem is gondolnak rá, de a dokumentáció rengeteg „láthatatlan” előnyt hordoz.
Például növeli a partnerek bizalmát: egy strukturált, dokumentált működés azt üzeni, hogy a céged megbízható és átlátható.
Emellett különösen fontos a GDPR megfelelés miatt, ami nem szabadon választott lehetőség, hanem kötelesség.
Hogyan segítek ebben neked?
Az én célom, hogy rendszerezéssel, folyamataid optimalizálásával és automatizálásával segítséget nyújtsak a vállalkozásod működésében. Munkám alapja a dokumentáció: az üzleti elemzéstől a rendszeres frissítésekig minden lépést rögzítek.
Így nemcsak egy pillanatnyi fejlesztést kapsz, hanem egy hosszú távon fenntartható rendszert is. A dokumentáció által könnyebbé válik a csapatmunka, egyszerűbbé a fejlesztés, és sokkal stabilabbá a napi működés.
Ha azonban te jelenleg nem szeretnél fejleszteni, csak rendet tennél a meglévő folyamataid között, akkor abban is szívesen segítek: vállalom már meglévő folyamatok dokumentálását is. Ez különösen hasznos lehet, ha új munkatárs érkezik, szoftvert váltotok, vagy egyszerűen csak szeretnél tisztán látni a működésedben.
Ha készen állsz arra, hogy ezt te is megtapasztald, keress bátran. Egy átlátható és jövőbiztos vállalkozás mindig a dokumentációnál kezdődik!
